Gli uffici smart nell’era del New Normal

Il concetto di New Normal in Italia

Gli ultimi cambiamenti vissuti dagli uffici nel post Covid hanno portato i facility manager a porsi delle domande e a dover ripensare da zero tutte le strategie produttive cristallizzate nel tempo. 

Le certezze e le abitudini sociali e lavorative hanno lasciato spazio a un’imprevedibilità costante, cosa che ha permesso a nuovi termini di entrare nel linguaggio comune dei paradigmi produttivi: “smart working”, “modern workplace”, “new normal”. 

Le aziende che sapranno rispondere positivamente alle richieste dei propri collaboratori saranno quelle in grado di adattarsi al cambiamento e prosperare. Applicando soluzioni su misura potranno vantare una flessibilità senza eguali che renderà espliciti i vantaggi derivanti dall’adeguarsi per tempo ai cambiamenti imposti da normative o da fattori esterni.

New normal significa soluzioni su misura.

In quest’ottica ci inseriamo anche noi di iComfort, contribuendo alla trasformazione del lavoro a partire dalla digitalizzazione aziendale. Il nostro contributo tecnologico è volto a individuare soluzioni e piattaforme su misura per facilitare il ritorno reale in ufficio, oltre a garantire alle aziende soluzioni ibride, intermedie e smart working.

Ma vediamo nel dettaglio come rispondere, nella pratica, a questa nuova normalità che non è un fenomeno transitorio, ma l’inizio di una rivoluzione ad ampio spettro.

Facility management e gestione delle risorse umane

Lo switch più urgente che tutte le realtà dovrebbero attuare è quello da un’azienda customer-centrica a una people-centrica. In altre parole diventa fondamentale rinnovare il focus sul benessere delle persone. Dipendenti e collaboratori che si sentono a proprio agio lavorano meglio e le prestazioni dell’azienda ne traggono beneficio.

Ciò vale sia per gli strumenti di lavoro, sia per i fattori che influiscono sul benessere lavorativo, per esempio la luce e la qualità dell’aria, di cui abbiamo parlato più approfonditamente qui.

Una nuova gestione degli spazi.

Nelle proposte di lavoro per attirare risorse e talenti contano alla pari la possibilità di lavorare in parte da casa, con dotazioni adeguate, e un ambiente ufficio stimolante per le relazioni professionali e interpersonali.

Questo si traduce in una diversa gestione degli spazi.

Il new Normal sarà un Total Workplace Ecosystem:

ovvero un luogo di lavoro che non è unico, ma diventa un ecosistema, con una varietà di luoghi ed esperienze all’insegna di praticità, funzionalità e benessere. 

Lo scopo dei nuovi uffici è quello di fornire destinazioni stimolanti che rafforzino la connessione culturale, l’apprendimento, il legame con clienti e colleghi e supportino l’innovazione.

Una nuova cultura aziendale

Facility management e ripensamento degli spazi

Come dicevamo l’ufficio del new o next normal deve soddisfare più bisogni. Da un lato la necessità del dipendente di sentirsi a proprio agio, ma dall’altro continuare a essere un ambiente che stimola il lavoro. 

Formale quanto basta per permettere concentrazione e organizzazione, informale il giusto per accogliere al meglio i colleghi e confrontarsi in luoghi amichevoli.

Aree flessibili e accoglienti per far stare bene gli occupanti

Aree flessibili, accoglienti, che favoriscono la collaborazione tra le persone: nelle aziende più smart questo era già iniziato e ha avuto un’accelerazione, in altre è la modalità a cui si sta puntando.

Ma soprattutto l’ufficio pronto alla nuova normalità consente ai dipendenti un facile accesso ai luoghi di lavoro, anche a distanza. 

iComfort prevede un sistema per cui, a seguito di un’accurata raccolta dei dati, i colleghi possono prenotare scrivanie, sale riunioni, phone booth, mense, parcheggi o altri tipologie di spazio con pochi clic.​

iComfort Booking suggerisce gli spazi corretti per ogni dipendente, in base alla sua profilazione e alle sue preferenze, in modo che ognuno possa avere un luogo perfetto dove lavorare.

Prima di creare una prenotazione ogni dipendente può consultare la pagina di dettaglio di ogni spazio, ricevendo, se muniti di sensori, informazioni sullo stato attuale dello spazio.

Monitoraggio degli spazi

Questo sistema permette di avere sempre un quadro completo della situazione, di eliminare tempi di attesa inutili e di garantire un’efficienza superiore rispetto a prima. 

A sostegno di questo cambiamento interviene la CEO di Microsoft, Satya Nadella, durante un’intervista del The New Yorker, che ritiene siano proprio le tecnologie digitali a dover aiutare le persone a relazionarsi quando si è in presenza di un vincolo spaziale, come l’ufficio. Infatti in Italia, secondo i dati del Politecnico di Milano, da fine 2020 la trasformazione digitale delle aziende sta già avvenendo di pari passo con il ripensamento degli spazi.

Facility management e sicurezza

Anche sul fronte sicurezza il new normal cambia le cose in un modo abbastanza radicale. Per sicurezza intendiamo sia il concetto di safety, sia di security, ovvero la gestione del rischio cyber. 

E qui entriamo nel campo del controllo degli accessi, informatici ma anche fisici, nella regolamentazione dei flussi e nel controllo dei documenti (es. green pass). Servizi di questo tipo diventano parte integrante nelle proposte di facility management.

Noi di iComfort abbiamo realizzato una soluzione unica, secondo l’approccio Privacy by Design, in grado di adattarsi facilmente a ogni contesto di smart building. ​In conformità alle norme GDPR, iComfort non archivia dati personali, identificativi e sensibili, ma solo dati utili a fini statistici.

Una panoramica aggiornata della situazione

Mentre per quanto riguarda il tema più centrato sul safety la nostra analisi di occupancy heatmap permette di raccogliere i dati per una specifica area o piano del building: conteggio numerico, tempo di permanenza, comportamento dei flussi, analisi delle code in aree chiave. 

Questo permette, oltre all’avere una panoramica aggiornata in tempo reale della situazione presenze, anche di avere un piano di reazione ben definito in caso di anomalie (gestione degli allarmi). 

I facility manager ricevono degli avvisi per ogni anomalia, problematica e sforamento di parametri registrato. ​

Possono, tramite una dashboard a loro dedicata, definire delle regole da applicare nei momenti di “emergenza”. 

Mantenere un buon Work-life Balance

Il fattore sicurezza, unito a quello della riorganizzazione degli spazi, aiuta a mantenere un buon work-life balance, ovvero la spinta a essere più produttivi e a lavorare serenamente in un clima riconosciuto come rispettoso della persona e stimolante dal punto di vista creativo. 

Come abbiamo visto non ci sono standard a cui l’ufficio del new normal deve aderire, ma tendenze ben precise che si muovono nella direzione del fattore umano. 

New normal come fattore umano

Il facility manager ha il delicato ruolo di comprendere queste tendenze, interiorizzarle e portare le soluzioni in azienda. Noi possiamo attuare e potenziare questo processo attraverso soluzioni su misura che partono da un’accurata analisi dei dati e sviluppano sistemi personalizzati per ogni tipo di realtà. 

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